Vom Papierstapel zur mobilen App: Zeitenwende im Schweizer Gleisbau.

Auf viele Unternehmen in Deutschland wirkte es wie ein Paukenschlag, als am
14. Mai 2019 der Europäische Gerichtshof urteilte, dass Unternehmer anhand von Arbeitszeiterfassungssystemen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden dokumentieren müssen. Was hierzulande teilweise als Belastung empfunden wird, läuft in der Schweiz schon richtig rund. Jedenfalls bei Sersa Schweiz. Das Unternehmen hat mit der Einführung eines neuen ERP für den Markt Schweiz angefangen seine Prozesse bis zum Ende der Wertschöpfungskette zu digitalisieren.

Online-Erfassung statt Papierstapel

Hierzu gehört auch, dass über 1000 Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten neuerdings per App erfassen können, insbesondere die Baukolonnen und Maschinenteams. Was früher als Papierstapel im Büro abgegeben und zeitversetzt händisch erfasst worden ist, macht jetzt der Mitarbeitende oder sein Vorgesetzter online auf der Baustelle. Zeitnah und mit wenigen Klicks. „Optimierte Tageseingabe“ nennt Jens Schülke, der als Projektleiter für das neue ERP-System auch die Digitalisierung des Unternehmens mit vorantreibt, das einfache Verfahren. Das optimierte daran: Die Mitarbeitenden hinterlegen für sich oder für das Team einen Standard-Tag als Muster, der z.B. so vorbelegt ist: Reisezeit – Arbeitszeit – Pause – Arbeitszeit – Reisezeit. Die typischen Arbeitszeiten sind dort auch schon voreingestellt.

Mehrsprachigkeit inklusive

Dies funktioniert natürlich in mehreren Sprachen: – deutsch, italienisch und französisch. Der Polier braucht statt vieler mühsamer Einzelbuchungen nur wenige Klicks und der Tag ist ruckzuck erfasst – einschließlich Spesen, Tunnelzulage und unterschiedlicher Tarifvertragsberechnungen.  Der Impuls hierzu kam tatsächlich von den Mitarbeitenden vor Ort, die sich eine einfach zu bedienende App wünschten. Die Vorteile der neuen App wirken sich auf die gesamte Organisation aus, weil z.B. auch die manuelle Bearbeitung der Spesen per Excellisten entfällt.

Obwohl die App-Entwicklung sehr zügig voranging, gab es natürlich auch große Herausforderungen, gerade der bidirektionale „real-time“ Datenaustausch zwischen APP, automatisierter Schnittstelle und ERP.

„Eigentlich dachten wir, die App sei ein kleiner Nebenschauplatz, haben dann aber gemerkt, dass diese eine Anwendung einen Riesenhebel für die ganze Organisation bedeutet“.
Dieser Hebel soll noch weiter wirken. Die Anwendung wird derzeit um spannende Funktionalitäten für die Qualitätssicherung von Schienen-Schweißarbeiten und für die Maschineninstandhaltung erweitert. Dabei soll es nicht bleiben: Auch wenn selbst die Zeiterfassungs-App noch step-by-step ausgerollt wird, wird schon weiter geplant.
Und die Zusammenarbeit mit dem Smart2Biz-Team? „Am Anfang haben wir unsere Anforderungen klassisch definiert, dann haben wir gemerkt, dass wir anders, noch agiler, vorgehen müssen. Und die Zusammenarbeit ist super.“

Sersa Schweiz ist ein Unternehmen der Rhomberg Sersa Rail Group (RSRG), mit ihren vier Gesellschaften (Sersa Group AG (Schweiz), Sersa Maschineller Gleisbau AG, Sersa Technik AG und Rhomberg Bahntechnik AG).

 

 

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