Drei Gründe, warum Excel als Datenbank ausgedient hat

Kennen Sie das? Ein Kollege hat Daten in immer gleicher Struktur und möchte diese zur weiteren Bearbeitung erfassen. Dafür befüllt er ein Excel-Sheet. Eine gute Idee. Aber nur auf den ersten Blick. Denn damit ist es nicht getan.

Wo ist das Original?

Andere Kollegen benötigen Teile dieser Tabelle für ihre Arbeit und lassen sich diese raus kopieren. Ein Anruf vom Kunden – er fragt nach bestimmten Daten dieser Tabellen. Die erhält er auch – per Mail. Heißt: Daten ausschneiden, in eine Mail packen, zurück bekommen, neu erfassen und dabei erkennen, dass neue Datenfelder und Formeln hinzugekommen sind. Hilft aber nichts, alles muss erneut von Hand aktualisiert werden, ein Medienbruch folgt auf den nächsten, die Fehlerquote steigt – das Chaos beginnt.
Auf schleichende Art und Weise wird die Ursprungstabelle aufgebläht  und unübersichtlicher. Zudem gerät sie immer mehr zum Datenbankersatz. So entstehen komplexe Konstrukte, durch die kein Mensch mehr durchblickt und die nebenbei die Kernfrage aufwirft: „Wer hat eigentlich das Original?“

Ich kann so nicht arbeiten!

Super wäre es, wenn alle User genau die Anteile einer Excel-Datei bearbeiten könnten, die für ihre Arbeit essentiell sind. In der Praxis funktioniert das aber nicht. Alle Mitarbeiter unterschiedlicher Rollen greifen auf die gleiche Tabelle zu. Das bedeutet: Jeder sieht alles.
Und weil es nicht anders geht, kommt wieder die E-Mail ins Spiel.  Denn natürlich wollen Sie  niemandem außerhalb Ihrer Firma einen uneingeschränkten Blick auf Ihre Unternehmensdaten gestatten. Mit externen Kontakten auf Lieferanten- oder Kundenseite können Sie deshalb das strukturierte, gemeinsame Bearbeiten auf Basis von Excel vergessen.
Kollaboration ist aber unerlässlich, um im Wettbewerb zu bestehen. Ein einfacher und gezielter Datenaustausch ebnet Ihnen neue Wege, effizienter und erfolgreicher zu sein.

Im Büro oder unterwegs? Ist doch egal!

Müssen Sie übrigens alles, was Ihnen Excel anbietet, an Ihrem stationären PC bearbeiten? Anders ausgedrückt: Wäre es nicht sinnvoll, Teile Ihrer Tabellenkalkulation auch mobil zur Verfügung zu haben? Nämlich nur genau die, die Sie in diesem Moment in der jeweiligen Arbeitssituation brauchen? Und zwar der Rolle angepasst, die der jeweilige Mitarbeiter inne hat? Stimmt, mit Excel schaffen Sie das nicht. Aber es gibt Lösungen! Die sollten Sie im Blick haben, zumal  Mobilität ein zentrales Kennzeichen digitaler Neuausrichtung in jedem Unternehmen ist.

Drei Gründe

Anhand des genannten Szenarios stellen wir fest: Excel mangelt es an drei grundlegenden Eigenschaften, die es für durchgängige Prozesse braucht:

Multi-User-Fähigkeit

Das Abbilden unterschiedlicher Rollen

Fehlende Mobilität


Diese sind aber wesentliche Merkmale der Digitalisierung. Dazu gehört es eindeutig, Medienbrüche zu vermeiden und durchgängige Arbeitsabläufe zu schaffen. Das ist mit Excel schlicht nicht möglich und dafür wurde es auch nicht erdacht. Statt dessen haben wir eine wirklich charmante Idee.

App statt Excel


Unsere Lösung heißt Business-App. Mit Smart2Biz haben wir eine Technologie geschaffen, mit der wir alles, was Sie heute in Excel abbilden, elegant in eine App überführen können. Und das ganz ohne Programmierung!
Smart2Biz wandelt die oben genannten Mängel in unschlagbare Vorteile um. Sie erhalten Mobilität, Rollen und Multi-User-Fähigkeit auf einfache Weise. Denn die App weiß, welche Daten für unterschiedliche Benutzer in unterschiedlichen Rollen oder auch für Kollaborationspartner notwendig sind. Eine App, die Sie sowohl am PC als auch an allen mobilen Devices jederzeit nutzen können und die Ihnen Übersicht bietet. Eine App, mit der Sie Ihre datenbankgestützten Prozesse bearbeiten können, also auch auf Ihr CRM, das ERP-System oder was auch immer Ihnen wichtig ist, sicher zugreifen können. Eine App, die Medienbrüche komplett eliminiert. Alle oben genannten Szenarien gehören damit der Vergangenheit an. Ersparen Sie sich den mühsamen Überblick in einem überfrachteten Excel-Sheet und werden Sie auf einen Schlag den belastenden Berg an Komplexität los. Sie gewinnen ein Mehr an Komfort, Übersicht, Struktur, automatischer Rechtesystematik und fließend ablaufenden Prozessen. Das wäre das Richtige für Ihren Kollegen. Spüren Sie die Entlastung? So geht Digitalisierung!


So oder ähnlich könnte sie aussehen, die App, die Sie von Excel befreit. Ihren Rollen angepasst, mit Rechten für interne und externe User, mit Grafiken, Tabellen, Umfragen, Texterfassung, gespeicherten pdfs und allem, was Ihnen wichtig ist. Mit mehr oder weniger Infos. Genau so, wie Sie es wünschen.

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